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La automatización de los procesos empresariales (BPA, del inglés Business Process Automation) y otras formas de procesamiento de automatización no son nuevas en el mundo empresarial actual. Hemos cambiado los archivadores, que antes llenaban toda una oficina, por bases de datos. Los empleos ahora son trabajos de entrada de datos realizados desde casa. Y los recursos humanos realizan gran parte de su trabajo mediante softwares de RR. HH. que ahora están potenciados por la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML, del inglés Machine Learning).
La automatización de los procesos empresariales nos permite transferir a la tecnología la responsabilidad de estas tareas que restan productividad. Automatizar procesos en las diversas líneas empresariales ayuda a reducir los cuellos de botella, a detectar errores en los procedimientos, a mejorar la comunicación entre departamentos y, en definitiva, a alcanzar los objetivos de una forma más rápida.
Automatizar es importante para mejorar la competitividad de una empresa, ya que permite optimizar sus procesos, reducir costes, incrementar productividad, disminuir errores y lograr mayor control de la información, entre muchos otros beneficios.
La automatización de procesos empresariales es una tecnología, o más bien un conjunto de tecnologías, utilizadas para automatizar los procesos de negocios para que estos se desarrollen de manera autónoma.
Hace referencia a la transformación de procedimientos empresariales que antes no podían automatizarse debido al procesamiento de datos no estructurados, lo que obligaba a realizarlos de una forma manual.
A medida que las organizaciones crecen, aumenta el número de personas, equipos, departamentos y tareas que hay que coordinar. Depender de la ejecución y el seguimiento manuales crea cuellos de botella y deja espacio para que los pequeños errores se conviertan en obstáculos desastrosos.
En comparación con una simple plataforma de gestión de tareas, BPA le ayuda a crear, controlar y gestionar flujos de trabajo complejos a escala. La estrategia centraliza todos los procesos que se agitan en su organización en un solo portal.
Desde el punto de vista técnico, el desarrollo del término automatización de procesos está absolutamente justificado. Los saltos en el rendimiento de la tecnología de la información en las últimas décadas son, en este aspecto, realmente abrumadores.
Aplicar estos avances tecnológicos a la gestión automatizada de procesos debería ser el sueño de cualquier empresa, y este sueño es perfectamente realista. Cuando los procesos empresariales se gestionan de forma completamente automática, las posibilidades de crecimiento aumentan considerablemente.
Una macro es una secuencia de código breve y contiene la agrupación de varias instrucciones o cadenas de comandos. Como un pequeño programa, una macro puede automatizar ciertos procesos dentro de un entorno de aplicación.
La automatización de la interfaz de Windows es un ejemplo clásico de una macro. Especialmente con los programas de Microsoft Office, las macros pueden implementarse usando Visual Basic y luego ejecutarse de una manera sencilla para, por ejemplo, imprimir un archivo, o verificar un número de identificación.
Debido a su diversidad, el uso de tecnologías en la nube y de automatización asistidas por IT es cada vez más importante en casi todos los sectores y empresas, incluso en aquellos en los que rara vez se han utilizado hasta la fecha.
Los equipos de IT de las pequeñas y medianas empresas luchan a menudo contra las restricciones presupuestarias y la escasez de talento. Como resultado, con la creciente demanda de servicios de IT, estos están muy sobrecargados y necesitan nuevas formas de aumentar la eficiencia.
La automatización de los procesos de tecnologías de la información IT, es una prioridad principal para las empresas en la actualidad. Los equipos buscan continuamente la mejora en la gestión de procesos relacionados con este área.
La automatización de procesos simples se ha potenciado en los últimos años con la tecnología RPA. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se refiere a la automatización de tareas administrativas y la integración de subprocesos, mediante robots de software conocidos como bots.
En esta automatización de procesos controlada por la robótica, los bots asumen los roles y tareas de los usuarios e interactúan con otros sistemas de software.
La introducción de RPA en la automatización de procesos no implica inversiones costosas en nuevas plataformas, y no afecta los procesos comerciales existentes de ninguna manera. La RPA procesa datos estructurados basados en reglas, a través de la interfaz de usuario del software del bot.
Un ejemplo práctico de este tipo de automatización incluye funciones de entrada de datos, descargas o cargas de planificación de recursos empresariales.
Una macro es una secuencia de código breve y contiene la agrupación de varias instrucciones o cadenas de comandos. Como un pequeño programa, una macro puede automatizar ciertos procesos dentro de un entorno de aplicación.
La automatización de la interfaz de Windows es un ejemplo clásico de una macro. Especialmente con los programas de Microsoft Office, las macros pueden implementarse usando Visual Basic y luego ejecutarse de una manera sencilla para, por ejemplo, imprimir un archivo, o verificar un número de identificación.
Debido a su diversidad, el uso de tecnologías en la nube y de automatización asistidas por IT es cada vez más importante en casi todos los sectores y empresas, incluso en aquellos en los que rara vez se han utilizado hasta la fecha.
Los equipos de IT de las pequeñas y medianas empresas luchan a menudo contra las restricciones presupuestarias y la escasez de talento. Como resultado, con la creciente demanda de servicios de IT, estos están muy sobrecargados y necesitan nuevas formas de aumentar la eficiencia.
La automatización de los procesos de tecnologías de la información IT, es una prioridad principal para las empresas en la actualidad. Los equipos buscan continuamente la mejora en la gestión de procesos relacionados con este área.
La automatización de procesos simples se ha potenciado en los últimos años con la tecnología RPA. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se refiere a la automatización de tareas administrativas y la integración de subprocesos, mediante robots de software conocidos como bots.
En esta automatización de procesos controlada por la robótica, los bots asumen los roles y tareas de los usuarios e interactúan con otros sistemas de software.
La introducción de RPA en la automatización de procesos no implica inversiones costosas en nuevas plataformas, y no afecta los procesos comerciales existentes de ninguna manera. La RPA procesa datos estructurados basados en reglas, a través de la interfaz de usuario del software del bot.
Un ejemplo práctico de este tipo de automatización incluye funciones de entrada de datos, descargas o cargas de planificación de recursos empresariales.
¿Qué sistema de automatización implementar? En realidad, estos softwares se complementan. Al automtizar procesos empresariales mediante un software ERP, se están automatizando los procesos más habituales y estándares de la cadena de valor, mientras que a partir del BPM, se diseñan procesos más específicos de gestión que suelen responder a criterios de control particulares de la empresa.
Por otra parte, la automatización mediante un software robot RPA es compatible con un sistema ERP. Estos softwares robots pueden interactuar, tal como lo hace un ser humano, con un sistema ERP o un sistema específico BPM.
Por supuesto, todo esto no se hace de un día para otro, la automatización y transformación digital de una empresa es un proceso largo y evolutivo. Pero es un proceso que debe iniciarse cuanto antes, un proceso primordial para agilizar los procesos empresariales y alcanzar una mayor productividad dentro del competitivo mundo empresarial de hoy en día.
Para entender mejor la BPA, echemos un vistazo a su primo no tan lejano: la gestión de procesos de negocio (BPM). Mientras que la BPA se refiere a la digitalización y automatización de una secuencia de tareas, la BPM consiste en gestionar y supervisar esos flujos de trabajo de principio a fin.
Desde el punto de vista del software, BPA realiza la automatización. Una plataforma BPA ofrece la arquitectura integral necesaria para que una organización gestione sistemáticamente todos los procesos que automatiza. Ayuda a encauzar las tareas a través de varias personas, departamentos y herramientas de software. Las plataformas BPA también le ofrecen la posibilidad de supervisar de forma cohesiva su progreso desde un eje central.
Una plataforma de automatización de procesos debe ser código bajo lo que significa que pueden utilizarla trabajadores de todos los niveles. Mediante el uso de aplicaciones de arrastrar y soltar que se parecen más a una pizarra que a un entorno de codificación, los responsables de ventas y los representantes de atención al cliente pueden colaborar en el diseño del flujo de trabajo. Estos "desarrolladores ciudadanos" pueden utilizar fácilmente tecnologías avanzadas como la automatización robótica de procesos o la inteligencia artificial para ampliar la automatización más allá de la obtención de datos básicos. También conocidas como automatización de procesos digitales, estas plataformas con IA.
Conecte los sistemas heredados con el software de terceros para mejorar la automatización de los procesos
Aprovechar las integraciones de IA de terceros, el aprendizaje automático y la automatización de procesos robóticos (RPA) para realizar trabajos más complejos como la lectura y la extracción de información de los documentos
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Inteligencia Artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) van a desempeñar un papel importante en el futuro de la automatización de procesos empresariales. Las plataformas BPM con IA pueden analizar grandes cantidades de datos en tiempo real, extraer información, tomar decisiones y actuar sin intervención humana. Esto les permite tomar decisiones más rápido que los humanos y con mayor precisión.
En cuanto a la automatización de procesos, las tecnologías relacionadas con la IA están transformando cada paso del camino.
La automatización de procesos se considera un elemento clave dentro de una estrategia de digitalización exitosa.
En el primer paso, las empresas deben analizar los procesos existentes, es importante integrar tecnologías como la automatización de procesos robóticos en el panorama de procesos comerciales existentes, y desarrollar una estrategia de automatización en función de las necesidades reales de cada empresa.
En resumen la automatización de procesos empresariales pueden mejorar significativamente la eficacia y la productividad de una empresa, al tiempo que reduce los costos asociados al trabajo manual.Además, puede ayudar a liberar el tiempo y los recursos de los empleados para centrarse en tareas más importante.
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