Un KPI es un indicador clave de desempeño (key performance indicator, en inglés, de ahí las siglas KPI) que permite medir el éxito de una actividad, estrategia o proceso específico, según los parámetros u objetivos que se plantearon antes de llevarlo a cabo. Estos indicadores permiten a las empresas tomar decisiones.
Un KPI es un indicador clave de desempeño (key performance indicator, en inglés, de ahí las siglas KPI) que permite medir el éxito de una actividad, estrategia o proceso específico, según los parámetros u objetivos que se plantearon antes de llevarlo a cabo. Estos indicadores permiten a las empresas tomar decisiones.
¡Comencemos!
Los KPIs tienen ciertas características que los convierten en una medida confiable
Alcanzable: porque las metas planteadas son realistas.
Medible: es decir, existe un método para comprobar su eficacia.
Relevante: es importante para la empresa que lo toma en cuenta y tiene un impacto en su crecimiento.
Periódico: porque puede medirse de manera constante, en diferentes intervalos de tiempo.
Por lo tanto, no se toma en cuenta aquellos aspectos que tienen más que ver con percepciones personales o subjetivas, sino con los que son importantes para el desarrollo de cualquier empresa, área, negocio, etc.
Existen diferentes tipos de KPI, porque cada actividad tiene sus propios indicadores, desde ventas alcanzadas en un mes, o días sin accidentes en el sitio de una construcción. A continuación, te mencionamos los más frecuentes.
Tipos de KPI:
KPI de marketing
Que tienen relación con las estrategias generadas para el reconocimiento de marca, atraer tráfico a sitio web, conseguir conversiones de leads y, en general, que se relaciona con los mensajes publicitarios (ya sean para vender, darse a conocer o conseguir conversiones específicas) en cualquier plataforma.
Tasa de conversión (cuando se trata de que las personas realicen acciones).
Tasa de conversión MQL a SQL.
Retorno de la inversión.
Rendimiento de palabras clave.
KPI financieros
Se utilizan para medir el desempeño de actividades empresariales que impactan en las áreas de finanzas y hablan de la salud económica de cualquier organización:
Margen de utilidad bruto.
Margen de ganancias.
Lujo de caja.
Rendimiento sobre el capital empleado.
Conversión de efectivo.
KPI de logística
Estos indicadores le interesan a las empresas de transporte, y toman en cuenta diferentes aspectos para medir los errores en el flujo de entrega de bienes, costos, la rentabilidad y la productividad de los empleados. Por supuesto, eso también significa que los números pueden mejorarse. Algunos de estos KPI son:
Costo por conductor.
Tasa de entregas a tiempo.
Rotación de existencia en inventario.
Tiempo de espera de la orden.
KPI de producción
Estas mediciones permiten supervisar, analizar y optimizar operaciones, a la vez que ayuda a que se comparen los números de la empresa con el de la competencia. Se incluyen KPI como:
Tiempo de producción.
Material usado.
Cantidad producida.
Rendimiento (de una máquina).
Tiempo de transición.
KPI de recursos humanos
Que son los que ayudan a medir todo lo relacionado con el personal de una empresa, y que ayuda a mantener un buen ambiente laboral, además de una buena productividad entre las personas que ahí trabajan, tomando en cuenta cosas como:
Rotación de personal.
Número de horas extra.
Cuánto se tarda en encontrar el perfil adecuado para una vacante.
Tasa de promoción interna.
Tiempo promedio por empleado.
KPI de calidad
Aquí nos referimos a los que se utilizan para calificar un producto antes, durante y después de que está disponible para los clientes, así que se puede medir en varias etapas, porque no solo se trata de tener un artículo que satisfaga a las personas, sino que sea posible ajustarlo o modificarlo con el paso del tiempo. Algunos de estos KPI son:
Número de fallos.
Costes de calidad.
Interrupciones forzadas.
Porcentaje de defectos.
Seguridad de producción.
También se pueden considerar los indicadores de satisfacción de tus clientes, con datos que obtienes a través de encuestas o formularios que permiten medir la calidad de un servicio o producto cuando ya está en uso.
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Estos permiten comprender mejor si los esfuerzos invertidos, tanto de tiempo, como de personal y financieros, han logrado atraer más clientes, crecer los ingresos o fidelizar consumidores, incluyendo el desempeño de los representantes. Seguro reconocerás algunos de estos:
Volumen de ventas en un período.
Captación de nuevos clientes en un periodo determinado.
Tasa de tratos cerrados.
Volumen de ventas en un período: Para tener este dato, necesitas una plataforma que te permita registrar en tiempo real las ventas que generas en un periodo determinado y acceso a datos anteriores, porque deberás comparar el desempeño con el de otras ocasiones.
Costo de adquisición de cliente: Con este KPI puedes saber la cantidad de dinero que has necesitado invertir para obtener nuevos clientes. Para ello necesitarás conocer la cantidad que se usó para marketing y ventas, así como también otros relacionados con la operación de estas estrategias, como sueldos, producción de video, etc. La fórmula es sencilla: se suman los costes asociados a la adquisición de nuevos clientes (la cantidad que se ha gastado en marketing y ventas) y luego se divide esa cantidad por el número de clientes adquiridos. Esto se suele ver en un rango de tiempo específico, como un año o un trimestre fiscal. Si una empresa invierte 1000 en marketing en un año y logra obtener 1000 nuevos clientes, el CAC sería de 1,00, porque 1000 dividido entre 1000 clientes es igual a 1,00 por cliente.
Porcentaje de comisiones por representante: Para calcular las comisiones de tus vendedores, que es también otro KPI que refleja se productividad, dependerá de cuál modelo implementas en el pago, como si es variable o fija, si es directa o indirecta y, claro está, la cantidad: 5, 10, 15, 20 %, según los objetivos de tu empresa.
Es muy importante crear y acompañar los principales KPIs de ventas de tu negocio.
El primer punto es definir los objetivos del negocio. A partir de ahí, verifica qué es lo que interfiere directamente en ese objetivo.
De esta forma, la empresa crece, se convierte en referencia en el mercado y los profesionales alcanzan el tan soñado éxito.
¿Por qué es necesario establecer los KPI en ventas?
Los KPI en ventas son los encargados de brindar información sobre la evolución de las ventas en contraste a los objetivos comerciales de la empresa. La presencia de este tipo de indicadores ayuda a que la organización tenga un panorama claro sobre su rumbo.
En este sentido, dichos KPI son necesarios para poder analizar si están funcionando o no las distintas acciones que está asumiendo la empresa. Los resultados de tales análisis permiten tomar medidas para optimizar las estrategias comerciales e impulsar las ventas.
Para el desarrollo ideal de este proceso, los KPI y los objetivos empresariales deben diseñarse como una unidad, no como elementos separados.
KPI de ventas
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Los objetivos empresariales deben tener las características SMART para poder alinearse con los KPI en ventas.
Specífic: los objetivos deben ser específicos, pues se debe tener muy claro qué se quiere lograr.
Measurable: los objetivos deben ser medibles, esto con el fin de poder ir determinando si se están alcanzando o no.
Attainable: los objetivos deben ser alcanzables con una estrategia realista dentro de las capacidades de la empresa.
Relevant: los objetivos deben ser relevantes, pues no debería establecerse como un objetivo aquello que no sea realmente importante.
Timely: los objetivos deben estar delimitados en el tiempo, esto para poder saber en qué periodo se debe aplicar el esfuerzo necesario para alcanzarlos.
14 KPI en ventas más populares en las empresas
La venta es una de las actividades más compleja, grande e importante de toda organización. Por tanto, existen gran variedad de KPI que se pueden establecer en esta área. Sin embargo, no todos los KPI en el área de ventas tienen que ver con las transacciones de ventas en sí. También pueden relacionarse con el desempeño de actividades previas a dichas ventas.
Algunos de los KPI en ventas más populares son:
Ventas por clientes: son las ventas por cantidad de clientes actuales.
Ventas por cuota de mercado: son las ventas por cantidad de ventas potenciales a alcanzar en el mercado.
Cumplimiento de la cuota de ventas: representa las ventas por cuota de ventas asignada.
Expansión de ventas: es la relación de aumento en las ventas entre el mes anterior y el actual.
Rentabilidad de la red de ventas: son las ventas globales del número total de comerciales.
Visitas por cliente: son las visitas repetidas a cada cliente.
Ventas por visitas: son las ventas logradas por el total de visitas.
Visitas por día: son las visitas realizadas durante un día.
Cumplimiento del plan de visitas: son las visitas cumplidas del total que fueron planificadas.
Ventas por comercial: son las ventas logradas por cada vendedor.
Ofertas presentadas por comercial: son todas las ofertas presentadas por cada vendedor.
Ventas cerradas por comercial: son las ventas cerradas por cada vendedor.
Ofertas conseguidas: son las ofertas conseguidas entre el total de las presentadas.
Clientes captados por comercial: son la cantidad de clientes captados por cada vendedor.
Conclusiones
En resumen, el uso de KPIs incluye desde el establecimiento del objetivo y el objetivo al que se quiere llegar, hasta el seguimiento del progreso y su consecución. Se trata de indicadores que nos aseguran el éxito en un futuro y que nos muestran cómo estamos en cuanto a logros respecto a los resultados del pasado.
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